Da Excel a Odoo: come XCM Service ha ridotto errori e automatizzato la gestione aziendale

Un case study di digitalizzazione che dimostra come le PMI italiane possano superare i limiti dei fogli di calcolo e abbracciare l'innovazione tecnologica. 

Dal caos alla chiarezza dei flussi automatizzati: il percorso di trasformazione digitale con EsseTech e Odoo. 

Quante ore ogni mese vengono sprecate per sistemare errori nei file Excel?  

Secondo uno studio di Ventana Research, oltre il 35% delle aziende commette errori critici a causa dell'uso improprio dei fogli di calcolo. 

Il nostro cliente ha scelto di interrompere questa abitudine inefficiente e di affidarsi a Odoo, integrato e personalizzato da EsseTech, per trasformare il proprio sistema di gestione.

Il case study di XCM Service, azienda bergamasca specializzata nella riparazione e manutenzione di piattaforme di sollevamento, rappresenta un esempio virtuoso di come una PMI possa evolversi da una gestione tradizionale basata su Excel a un sistema ERP integrato, centralizzando tutti i processi aziendali in un'unica soluzione.

Il Cliente: XCM Service e il Settore delle Piattaforme di Sollevamento

XCM Service, con sede a Bergamo, opera nel settore della riparazione e assistenza di carrelli elevatori e piattaforme di sollevamento. L'azienda offre una gamma completa di servizi che include:

• riparazione e assistenza tecnica specializzata
• manutenzione preventiva e correttiva
• interventi diretti in cantiere
• vendita di ricambi e accessori

Come molte PMI italiane del settore industriale, XCM Service gestiva le proprie attività attraverso fogli Excel, una soluzione che, seppur familiare, presentava evidenti limitazioni in termini di efficienza, tracciabilità e scalabilità.

La Situazione Pre-Digitalizzazione: I Limiti di Excel

Prima dell'implementazione di Odoo, XCM Service affrontava le tipiche problematiche delle PMI che si affidano esclusivamente ai fogli di calcolo:

•  Frammentazione dei dati: Informazioni sparse in diversi file Excel, con difficoltà nel mantenere la coerenza e l'aggiornamento in tempo reale 
•  Gestione manuale dei processi: Ogni operazione richiedeva inserimenti manuali multipli, aumentando il rischio di errori e i tempi operativi 

• Mancanza di integrazione: Vendite, acquisti, magazzino e assistenza tecnica operavano come silos separati, rendendo complessa la visione d'insieme dell'attività aziendale

• Difficoltà nella reportistica: La generazione di report richiedeva tempo considerevole e spesso i dati non erano aggiornati o completi.

L'Esigenza: Centralizzare per Crescere

XCM Service aveva identificato chiaramente l'obiettivo: centralizzare la gestione aziendale in un'unica soluzione "all-in-one" che potesse gestire efficacemente:

• L'intero flusso di vendita e noleggio dei carrelli elevatori
• Le attività di riparazione e manutenzione
• La gestione del magazzino e degli acquisti

• La produzione e i fogli ore del personale tecnico

Il nostro cliente ha scelto Odoo, piattaforma ERP modulare che offre la flessibilità necessaria per adattarsi alle specifiche esigenze del settore.

L'Implementazione: 3 Mesi di Trasformazione Digitale

Il progetto di digitalizzazione si è sviluppato da maggio a luglio 2023, seguendo un approccio metodico e strutturato:

Fase 1: Analisi e Pianificazione

• Mappatura dei processi esistenti

• Identificazione delle criticità e delle opportunità di miglioramento

•  Definizione dei requisiti funzionali specifici 

Fase 2: Setup e Configurazione

•  Installazione e configurazione delle applicazioni standard Odoo

•  Import dei dati storici da Excel

• Setup dei moduli core: Vendite, Acquisti, Magazzino, Produzione, Fogli Ore

Fase 3: Personalizzazioni Strategiche

Le personalizzazioni implementate hanno risposto alle specifiche esigenze del settore:

• Fatturazione Elettronica Avanzata: Integrazione di campi causale personalizzabili per note specifiche da riportare automaticamente in fattura elettronica, garantendo compliance normativa e flessibilità operativa
• Gestione Assistenza Sul Campo: Sviluppo di modelli personalizzati per i rapporti di intervento, con descrizioni dettagliate del tipo di intervento nei fogli ore, migliorando la tracciabilità e la qualità del servizio
• Sistema di Firma Digitale: Configurazione di template PDF compilabili per i rapporti tecnici, successivamente semplificati utilizzando il modello standard Odoo per ottimizzare l'user experience
• Gestione Sconti nelle Riparazioni: Implementazione di una colonna dedicata per l'inserimento percentuale degli sconti negli ordini di riparazione, semplificando la gestione commerciale 

• Report Personalizzati: Aggiunta di campi specifici nei report degli ordini di riparazione per includere tutte le informazioni tecniche necessarie.

I Moduli Odoo Implementati: Un Ecosistema Integrato

La soluzione finale comprende 17 moduli Odoo, di cui 13 standard e 4 personalizzati:

• Moduli Standard: Contatti, Calendario, Vendite, Dashboard, Manutenzione, Comunicazioni, Marketing via E-mail, Acquisti, Magazzino, Produzione, Fogli Ore, Dipendenti, Noleggio

• Moduli Personalizzati: Riparazioni, Firma, Assistenza Sul Campo, Fatturazione Avanzata

I Risultati: Efficienza e Controllo Centralizzato

La trasformazione digitale di XCM Service ha prodotto benefici tangibili e misurabili:

• Centralizzazione Completa: Tutti i processi aziendali ora convergono in un'unica piattaforma, eliminando la frammentazione dei dati e migliorando la visibilità operativa
• Ottimizzazione dei Flussi: L'automazione dei processi ha ridotto significativamente i tempi operativi e minimizzato gli errori manuali
• Miglioramento della Collaborazione: Il team ha accesso in tempo reale alle informazioni condivise, potenziando la collaborazione e la produttività
• Tracciabilità Avanzata: Ogni intervento, dalla vendita alla manutenzione, è completamente tracciabile, migliorando la qualità del servizio e la soddisfazione del cliente

• Scalabilità: La piattaforma è pronta per supportare la crescita aziendale senza necessità di cambiamenti strutturali.

Lezioni Apprese: I Fattori di Successo

Il successo del progetto XCM Service evidenzia alcuni elementi chiave per una digitalizzazione efficace delle PMI:

• Approccio Graduale: L'implementazione a step ha permesso un'adozione progressiva senza disruption operativa

• Personalizzazione Mirata: Le customizzazioni sono state limitate alle reali necessità, mantenendo la stabilità del sistema
• Coinvolgimento del Team: La formazione e il coinvolgimento del personale sono stati fondamentali per l'adozione della nuova piattaforma
• Focus sui Processi: Prima della tecnologia, è stata fondamentale l'analisi e l'ottimizzazione dei processi esistenti.

Conclusioni: Il Futuro Digitale delle PMI Italiane

Il case study di XCM Service dimostra che la digitalizzazione delle PMI italiane non è solo possibile, ma rappresenta un investimento strategico per la competitività futura. In un contesto dove l'Italia fatica a tenere il passo con la media europea nella trasformazione digitale, esempi come questo indicano la strada per colmare il gap tecnologico.

La chiave del successo risiede nella scelta di soluzioni flessibili e scalabili come Odoo, capaci di adattarsi alle specifiche esigenze settoriali senza compromettere l'efficienza operativa.

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